Contabilidad Comercial y Teneduría de Libros
Toda empresa necesita un sistema de contabilidad sólido para realizar un seguimiento de sus gastos. En esta guía, te mostraremos cómo configurar la contabilidad y teneduría de libros mejor en tu negocio para que evites los errores más comunes que pueden ocurrir en estel proceso.
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La Diferencia Entre la Contabilidad y Teneduría de Libros
Aunque la teneduría de libros y contabilidad suenan como palabras intercambiables, en realidad se refieren a diferentes procesos financieros. La teneduría de libros es la organización de todas las transacciones relacionadas con tu negocio. Esto facilita el proceso a la hora de hacer la contabilidad, que es la interpretación y análisis de dichas transacciones.
Para asegurar que tu experiencia al mantener los libros sea libre de estrés, asegúrate de seguir estas pautas al crear tus estrategias financieras:
- Cree un Plan de Negocios: Antes de continuar con el proceso de organizar tus libros, asegura tener un buen plan de negocios. Diferentes entidades tienen diferentes requisitos al formar y presentar sus impuestos. Utiliza nuestro generador de planes comerciales gratuito para ayudarte a comenzar.
- Abre una Cuenta de Banco Separada: Abrir una cuenta bancaria comercial te ayuda a establecer profesionalismo, protege tus activos personales, y te brinda acceso a profesionales financieros. Más importante aún, tener una cuenta bancaria comercial separada ayuda a simplificar el proceso de contabilidad y teneduría de libros. Puedes realizar un seguimiento de los gastos, los depósitos, y planificar los presupuestos comerciales. Obtener una tarjeta de crédito comercial también puede ayudarte con este objetivo.
- Elige el Método de Contabilidad: Tu método de contabilidad determina cómo le vas a reportar los ingresos y los gastos al Servicio de Rentas Internas de los EE. UU. (IRS). Existen dos métodos diferentes de contabilidad: la contabilidad de caja (cash accounting en inglés) y la contabilidad de devengo (gastos acumulados o accrual accounting en inglés). La diferencia principal entre las dos opciones es el tiempo en el que reconoces tus gastos e ingresos.
- La contabilidad de caja (o de efectivo) registra los ingresos cuando los recibes y los gastos cuando los pagas. Esto significa que tu empresa solo rastreará el efectivo a medida que cambia de manos para que siempre puedas saber cuánto dinero tienes disponible. Sin embargo, la desventaja de la contabilidad de caja es que no brinda una imagen clara de tus pasivos impagos.
- La contabilidad de acumulación, por otro lado, realiza un seguimiento de las ganancias independientemente de si se intercambia efectivo o no. Por ejemplo, si tu empresa necesita pagarle a un contratista/trabajador independiente, el gasto se registraría como "cuentas por pagar" una vez que se complete el servicio, no cuando realmente lo pagues. Del mismo modo, cualquier ingreso entrante se registraría como "cuentas por cobrar" tan pronto como se completen los servicios, en lugar de cuando reciba el efectivo.
- Establece un sistema de contabilidad: Para mantenerte al día con las finanzas de tu negocio, debes establecer un método para documentar y preparar tus registros. Puedes hacer tu teneduría de libros manualmente (por ejemplo, lápiz y papel, Microsoft Excel), o puedes usar un programa de contabilidad para realizar un seguimiento de tus gastos.
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Errores Comunes al Configurar la Contabilidad
Cualquiera que sea el método de contabilidad que elijas, asegúrate de evitar estos errores comunes, o tu negocio puede estar en riesgo y puedes ser responsable por el dinero adeudado.
Deficiencia en la Planificación
Antes de lanzar tu negocio, ten un plan establecido para tus gastos. Pensando en el futuro, puedes determinar qué estructura fiscal es la mejor para tu empresa y a la misma vez, prepararte. El dejar de mantener los libros de contabilidad para el último minuto puede generar estrés innecesario y posiblemente crear errores de cálculo.
Dicho esto, existe la idea de planificar demasiado. Si haces que tus planes sean demasiado rígidos, no estarás listo para lo inesperado. Si planificas muy poco para el largo plazo, no estarás listo adecuadamente para el crecimiento del negocio. Sin embargo, si planificas demasiado, puedes enfrentar un crecimiento que no puedas realizar.
Falta de Organización
No es suficiente tener un plan; aunque implementar buenas tácticas de organización es muy importante para mantener tus finanzas en orden para que siempre puedas saber dónde encontrar las ganancias y pérdidas.
Para resumir, uno de los primeros pasos para mantener las cosas en orden es separar las cuentas comerciales de las cuentas personales. Esto te ayudará a evitar la confusión entre las transacciones profesionales de las que no lo son.
Cuando formalizes un plan de cuentas—una lista para clasificar ingresos, gastos, activos, y pasivos—asegúrate de mantener las cosas manejables y en detalle. El no clasificar las finanzas correctamente en varias cuentas, puede resultar en fácilmente confundir qué gastos son deducibles y qué gastos no lo son. Además, demasiadas cuentas bancarias se pueden olvidar fácilmente. ¡Recuerda que toda cuenta comercial debe tener un propósito!